Certificado digital A1 ou A3: qual usar para emitir nota fiscal

Para emitir NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e ou NFS-e é preciso um certificado digital ICP-Brasil em nome de quem emite: o e-CNPJ da empresa ou, no emitente pessoa física, o e-CPF. Os dois tipos mais comuns são o A1, que é um arquivo, e o A3, que fica num cartão ou token. Os autorizadores aceitam os dois. A escolha depende de como você emite: um emissor que roda na internet e assina sozinho precisa do A1.

Para que o certificado serve

Na emissão, o certificado faz dois trabalhos independentes:

1. Assina o XML do documento. A assinatura prova quem emitiu e garante que nada foi alterado depois.
2. Identifica a sua empresa na conexão com a SEFAZ ou com o Ambiente Nacional da NFS-e. Os servidores dos autorizadores só conversam com quem apresenta um certificado válido.

Por isso, certificado vencido derruba as duas coisas ao mesmo tempo. E a falha costuma aparecer como erro de conexão, não como uma rejeição com código, o que confunde: parece problema de internet.

A1 e A3 lado a lado

O A1 é o que permite emitir pelo navegador, pelo celular ou por um sistema integrado, porque o arquivo pode ser instalado no emissor. O A3 prende a assinatura ao computador em que o cartão ou o token está espetado.

O que a SEFAZ confere no certificado

• que ele foi emitido dentro da cadeia da ICP-Brasil;
• que está dentro da validade;
• que não foi revogado, pela lista de certificados revogados da certificadora;
• que pertence a quem emite: a raiz do CNPJ do certificado (os oito primeiros caracteres) tem de ser a mesma do emitente. Pelo manual do MDF-e, o certificado pode ser o do próprio estabelecimento ou o da matriz. No emitente pessoa física, vale o CPF.

Um certificado de outra empresa, por exemplo o do escritório de contabilidade, não assina a nota do cliente: a SEFAZ rejeita o documento.

Passo a passo para quem vai começar

1. Decida como vai emitir. Emissor na internet, no celular ou integrado ao sistema da empresa pede A1. Se a emissão é sempre num computador só, com alguém presente, o A3 também atende.
2. Escolha o titular certo. Empresa emite com e-CNPJ. Produtor rural ou outro emitente pessoa física com inscrição estadual usa o e-CPF.
3. Compre de uma certificadora credenciada na ICP-Brasil. Ela confere a identidade do responsável antes de emitir o certificado.
4. Guarde a senha e o arquivo (no A1), em lugar seguro. Sem a senha, o arquivo não abre.
5. Anote o vencimento. O A1 vale um ano. A SEFAZ não avisa: no dia seguinte ao vencimento a emissão simplesmente para.

Erros comuns

• Deixar vencer. É o erro mais caro, porque costuma ser descoberto no meio de um faturamento ou com o caminhão parado. Renove com folga.
• Usar o certificado de outra empresa. A raiz do CNPJ do certificado tem de ser a do emitente.
• Senha errada ou arquivo errado. Quem tem mais de um certificado, ou um vencido e um novo na mesma pasta, acaba enviando o antigo.
• Mandar o arquivo e a senha juntos por e-mail ou mensagem. Quem tem os dois consegue assinar documentos fiscais em nome da empresa. Trate o A1 como a chave do cofre.
• Achar que o problema é a internet. Se a emissão parou de repente com erro de conexão, confira primeiro a validade do certificado.

E o CNPJ alfanumérico?

O certificado traz o CNPJ do titular. Com o novo formato de CNPJ, as mesmas regras valem: a raiz do certificado tem de bater com a do emitente. O que muda em cada documento está no guia CNPJ alfanumérico.

No Carbono Fiscal

O Carbono Fiscal usa um único certificado A1 para todos os documentos da empresa e o guarda cifrado. Ao receber o arquivo, o sistema o abre com a senha informada, o que confere senha e formato, e mostra o titular e a validade. O painel avisa quando faltam 30 dias ou menos para o vencimento e quando a raiz do CNPJ do certificado é diferente da do emitente. O sistema trabalha só com o A1: o A3 não é aceito.