Enviar o XML da NF-e ao destinatário: obrigação de quem emite

Quem emite a NF-e tem de enviar ao destinatário o arquivo XML da nota com o protocolo de autorização, ou deixá-lo disponível para download, logo depois que a SEFAZ autoriza a nota. A regra está no Ajuste SINIEF 07/2005, o acordo entre os estados que criou a NF-e. Mandar só o PDF do DANFE não cumpre a obrigação: o DANFE é um documento auxiliar, e a nota é o XML.

Por que o XML, e não o DANFE

A NF-e existe só em formato digital. O documento fiscal é o XML autorizado: a nota assinada com o certificado digital do emitente, junto com o protocolo que a SEFAZ devolve ao autorizar. Os dois costumam vir juntos num arquivo só (nfeProc).

O DANFE é a representação da nota no papel. Ele acompanha a mercadoria no transporte e traz a chave de acesso em destaque, para que qualquer pessoa confira a nota no Portal Nacional da NF-e. Mas um DANFE sem uma NF-e autorizada por trás não vale nada, e o PDF não carrega a assinatura digital da nota.

Para o comprador, o XML é o que importa: é dele que o sistema do destinatário lê itens, impostos e valores para lançar a entrada, e é o arquivo que a contabilidade usa.

O que a norma pede

A cláusula sétima, § 7º, do Ajuste SINIEF 07/2005 manda que o arquivo da NF-e e o protocolo de autorização de uso sejam encaminhados ou disponibilizados para download ao destinatário da mercadoria, pelo emitente, imediatamente após a autorização de uso. Na prática, as formas usuais são:

• por e-mail, com o XML anexo;
• por link ou portal, desde que o destinatário consiga baixar o arquivo;
• por integração entre sistemas, quando as duas empresas combinam.

O mesmo parágrafo trata do transportador contratado: quem entrega a ele o arquivo e o protocolo é o tomador do serviço de transporte, antes do início da prestação. Se a sua empresa contrata o frete, o XML da nota também tem de chegar à transportadora antes de a carga sair.

Cada estado incorpora o ajuste à própria legislação do ICMS e pode ter detalhes a mais. A legislação do seu estado e o contador dão a palavra final.

O destinatário também pode buscar na SEFAZ

Toda NF-e emitida contra um CNPJ fica disponível no Ambiente Nacional, pelo serviço de distribuição de documentos fiscais eletrônicos. O destinatário, com o próprio certificado digital, consegue o resumo da nota e, depois de registrar a ciência, o XML completo. A janela de download é de cerca de 90 dias. O guia Manifestação do destinatário explica o caminho.

Esse serviço ajuda quem compra, mas não muda a obrigação de quem vende. A norma põe a entrega do arquivo a cargo do emitente.

Quem mais pode receber o XML

O emitente pode listar na própria nota os CPF ou CNPJ autorizados a baixar o XML (o grupo autXML). É o jeito de o escritório de contabilidade do comprador, por exemplo, obter o arquivo direto na SEFAZ. A regra nacional deixa cada estado exigir o grupo com o escritório de contabilidade; onde a exigência vale, a nota sem ele é rejeitada com o código 486.

Passo a passo

1. Emita e espere a autorização. Antes do protocolo não há nota: não envie arquivo nem DANFE de nota ainda não autorizada.
2. Confirme o e-mail do destinatário no cadastro. O campo de e-mail do destinatário também vai na própria NF-e.
3. Envie o XML com o protocolo. O arquivo certo é o que junta a nota e o protocolo, não o XML assinado que saiu antes da resposta da SEFAZ.
4. Mande o DANFE junto, se o cliente quiser. É uma cortesia útil, não substitui o XML.
5. Guarde o XML. O emitente também precisa manter o arquivo pelo prazo que a legislação tributária fixa. O contador diz qual é.
6. Avise os eventos. Se a nota for cancelada ou receber carta de correção, o destinatário precisa saber: o evento muda a situação da nota que ele já lançou.

Erros comuns

• Mandar só o PDF. O destinatário fica sem o documento fiscal e precisa buscar o XML por outro caminho.
• Mandar o XML sem o protocolo. O arquivo assinado, sem a autorização da SEFAZ, não prova que a nota foi autorizada.
• E-mail que volta e ninguém vê. Endereço errado, caixa cheia ou anexo barrado pelo filtro. Confira se a mensagem chegou e corrija o cadastro.
• Enviar antes da autorização. Se a SEFAZ rejeitar a nota, o cliente fica com um arquivo que não vale.

No Carbono Fiscal

Duas opções da empresa, em Configuração › NF-e, ligam o envio por e-mail do XML e do DANFE em PDF, e as duas nascem desligadas. Ligadas, a nota autorizada em produção cujo destinatário tem e-mail sai uma vez, sozinha, com os anexos marcados, e o envio pode ser refeito à mão para outro endereço. Quando o e-mail volta, o aviso aparece na lista de notas. Quem recebeu a nota por e-mail é avisado se ela for cancelada ou receber carta de correção.