Contingência do MDF-e e o DAMDFE: como emitir com a SEFAZ fora do ar

Se um problema técnico impede a autorização do MDF-e na hora, a empresa pode emitir o manifesto em contingência off-line: o caminhão sai com o DAMDFE impresso com a mensagem "EMISSÃO EM CONTINGÊNCIA", e o MDF-e tem de ser transmitido à SEFAZ em até 168 horas (sete dias), assim que o problema for resolvido.

A decisão de entrar em contingência é só do contribuinte. Não é preciso pedir autorização ao Fisco antes. Mas ela só vale para falha real, quando não dá para obter a autorização em tempo real. Não é um atalho para quem quer emitir depois.

O que é o DAMDFE

O DAMDFE (Documento Auxiliar do MDF-e) é a representação impressa e resumida do manifesto. Ele é gerado a partir do XML, sai em papel comum e em impressora comum, e acompanha o veículo. Traz o código de barras com a chave de acesso de 44 posições e um QR Code que leva à consulta pública do manifesto.

Regras do Anexo II do manual (o leiaute do DAMDFE):

• o DAMDFE não pode trazer informação que não esteja no XML, exceto o protocolo de autorização;
• pode ter quantas folhas forem necessárias para listar os documentos da carga;
• o papel e a impressão precisam continuar legíveis por pelo menos 12 meses;
• o estado pode dispensar a impressão, desde que o documento possa ser apresentado eletronicamente à fiscalização;
• o DAMDFE emitido em homologação, o ambiente de testes, traz a frase "EMITIDO EM AMBIENTE DE HOMOLOGAÇÃO - SEM VALOR FISCAL".

Na emissão normal, o DAMDFE mostra o protocolo de autorização. Na contingência ainda não existe protocolo, e no lugar dele vai a mensagem "EMISSÃO EM CONTINGÊNCIA".

Passo a passo da contingência

1. Confirme que o problema é real. Só a falha técnica que impede a autorização em tempo real justifica a contingência.
2. Avance um número na sequência. O manual recomenda pular para o número seguinte ao entrar em contingência. Isso reduz o risco de duplicidade com uma tentativa normal que talvez tenha chegado à SEFAZ.
3. Marque a forma de emissão como contingência off-line. Quem já viu o campo no XML reconhece o tpEmis igual a 2. A forma de emissão faz parte da chave de acesso, então a chave muda.
4. Gere o QR Code com a assinatura. Na contingência, o endereço do QR Code ganha um parâmetro a mais, sign, que é a chave de acesso assinada com o mesmo certificado digital do MDF-e.
5. Imprima o DAMDFE com a mensagem "EMISSÃO EM CONTINGÊNCIA" e entregue ao motorista.
6. Transmita o MDF-e assim que o problema passar, no prazo de 168 horas da emissão.
7. Confira a resposta da SEFAZ e guarde o XML autorizado junto com o protocolo.

Um número de MDF-e que já foi transmitido como emissão normal não pode ser reaproveitado em contingência. Essa vedação está no próprio Ajuste SINIEF 21/2010.

Os riscos

• A rejeição vem depois. Na contingência, o caminhão já está na estrada quando a SEFAZ examina o manifesto. Se houver erro, ele aparece com a carga em circulação.
• A consulta pública só funciona depois da autorização. Até a transmissão, quem ler o QR Code do DAMDFE não vai encontrar o manifesto na SEFAZ.
• O prazo de 168 horas é contado da emissão, e não do fim do problema. Deixar para o último dia é arriscado.
• O encerramento depende da autorização. O MDF-e emitido em contingência continua precisando ser encerrado no fim da viagem, e o evento de encerramento pede o protocolo de autorização. Veja o guia de encerramento do MDF-e.
• Cancelar segue a regra de sempre. Depois de autorizado, o MDF-e só pode ser cancelado em até 24 horas da autorização e se o transporte não começou. Com a viagem iniciada, ele se encerra.

Erros comuns

• QR Code sem a assinatura na contingência: rejeição 482.
• QR Code com a assinatura numa emissão normal: rejeição 488. O parâmetro sign só existe na contingência.
• Assinatura do QR Code que não confere: rejeição 496. Ela tem de ser feita com o mesmo certificado que assina o MDF-e, sobre a chave de acesso do próprio manifesto.
• Chave no QR Code diferente da chave do MDF-e: rejeição 481. Lembre que a forma de emissão faz parte da chave.
• Número repetido: rejeição 204 ou 539, quando o número já foi usado. Por isso a recomendação de avançar um número ao entrar em contingência.

No Carbono Fiscal

No formulário do MDF-e, a forma de emissão pode ser trocada para "Contingência off-line". Nesse caso, o sistema gera o QR Code com a assinatura feita pelo certificado A1 da empresa, e o DAMDFE sai com a mensagem "EMISSÃO EM CONTINGÊNCIA". O manifesto pode ser gerado, conferido e assinado sem ir à SEFAZ, e o DAMDFE pode ser impresso a partir desse XML antes da autorização. Quando a SEFAZ volta, a transmissão mantém a chave de acesso e a data de emissão do DAMDFE que já acompanha a carga.