Encerramento do MDF-e: quando encerrar e o que acontece se esquecer

Encerrar o MDF-e é registrar na SEFAZ que a viagem acabou. Deve ser feito ao término do último descarregamento descrito no manifesto. Enquanto não é encerrado, o MDF-e continua "em viagem", e a SEFAZ passa a recusar novos manifestos daquele veículo e, depois de 30 dias, de toda a empresa.

O encerramento é um evento, como o cancelamento. Ele não apaga nem altera o manifesto: só marca o fim da sua vigência.

Quando encerrar

O Ajuste SINIEF 21/2010 manda encerrar em quatro situações:

1. ao término do último descarregamento descrito no documento, que é o caso comum;
2. quando há transbordo, redespacho, subcontratação ou troca do veículo ou do contêiner;
3. quando parte da carga fica retida de forma imprevista;
4. quando novas mercadorias são incluídas para o mesmo estado de descarregamento.

Nos casos 2 a 4, o caminho é encerrar o manifesto atual e emitir um novo a partir do ponto em que a mudança aconteceu. MDF-e autorizado não se altera.

A troca de motorista não exige encerramento. Ela é feita pelo evento de inclusão de condutor, no próprio manifesto em curso.

O que acontece se esquecer

A SEFAZ confere, a cada MDF-e novo, se há manifestos antigos em aberto. As regras de validação do manual trazem quatro bloqueios:

Na prática: o caminhão volta, a empresa tenta emitir o manifesto da próxima viagem e recebe uma dessas rejeições. A rejeição 686 é a mais grave, porque trava todas as emissões da empresa, não só as de uma placa.

O fisco também pode encerrar o manifesto de ofício, e o transportador declarado no documento pode encerrar quando o emitente não o fizer, assumindo os efeitos desse ato. Nenhuma das duas coisas tira do emitente a obrigação de encerrar.

Como encerrar, passo a passo

1. Confirme que o último descarregamento terminou.
2. Informe o estado e o município onde a viagem terminou. Em geral é o último município de descarga do manifesto, mas vale o local real. Se a viagem terminou no exterior, usa-se o código de exterior no lugar do estado e o município 9999999.
3. Informe a data do encerramento. Ela não pode ser anterior à autorização do MDF-e.
4. Assine e transmita o evento com o certificado digital da empresa.
5. Guarde o XML do evento junto com o do manifesto.

Cada MDF-e só tem um encerramento. Depois de encerrado, ele não pode mais ser cancelado nem receber novo condutor.

Encerrar ou cancelar?

São coisas diferentes:

• Cancelar desfaz o manifesto. Só vale em até 24 horas da autorização e se a viagem não começou. Se houve registro de passagem do veículo pela fiscalização, o cancelamento é recusado (rejeição 219).
• Encerrar fecha um manifesto que foi usado. É o caminho sempre que o caminhão já saiu.

Regra de bolso: viagem iniciada não se cancela, encerra-se.

Como achar manifestos esquecidos

A SEFAZ tem um serviço que lista os MDF-e autorizados e ainda não encerrados do emitente. É a consulta mais segura, porque mostra o que está pendente na base do Fisco, inclusive manifestos emitidos por outro sistema ou por outra pessoa da empresa. Vale rodar essa consulta de tempos em tempos e sempre que aparecer uma das rejeições da tabela acima.

Erros comuns no encerramento

• Município que não é do estado informado: rejeição 614.
• Município inexistente: rejeição 714.
• Exterior sem o município 9999999: rejeição 689.
• Data anterior à autorização: rejeição 615.
• Manifesto já encerrado: rejeição 609. Confira se outra pessoa já não fez o evento.
• Manifesto cancelado: rejeição 218.
• Protocolo de autorização errado: rejeição 222.
• Manifesto com carregamento posterior sem nenhuma NF-e incluída: rejeição 715. Nesse tipo de MDF-e, usado só em operação dentro do estado, é preciso incluir os documentos pelo evento próprio antes de encerrar.

Evento aceito volta com o código 135, e a consulta do manifesto passa a mostrar a situação 132 (encerrado).

No Carbono Fiscal

Na lista de manifestos, o MDF-e autorizado tem o botão Encerrar, que pede o estado, o município e a data (hoje, se ficar em branco) e permite marcar o encerramento pelo transportador. Um botão na mesma tela consulta na SEFAZ os MDF-e ainda não encerrados da empresa. Se a empresa permitir, o motorista pode encerrar a própria viagem pelo app, no município da última descarga. Quando o manifesto tem CIOT declarado pelo sistema, o app pergunta, depois do encerramento, se é para encerrar também a operação na ANTT.