O que é o MDF-e, para que serve e quem é obrigado a emitir

O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, modelo 58) é o documento que acompanha a viagem de uma carga. Ele diz qual veículo leva a mercadoria, quem dirige, por onde passa e quais notas fiscais ou conhecimentos de transporte estão a bordo. É emitido ao fim do carregamento e antes de o caminhão sair, e encerrado quando a carga é descarregada.

Quem emite é o transportador que emite CT-e e também a empresa que leva a própria mercadoria, acobertada por NF-e, em veículo próprio, arrendado ou de transportador autônomo contratado.

Para que serve

A NF-e documenta a venda e o CT-e documenta o serviço de frete. Nenhum dos dois diz qual caminhão está na estrada com aquela carga. O MDF-e junta os documentos fiscais de uma viagem num só manifesto, ligado à placa e ao motorista. A fiscalização consulta o manifesto pelo código de barras ou pelo QR Code do DAMDFE, a representação impressa do MDF-e que viaja com o motorista.

O MDF-e foi criado pelo Ajuste SINIEF 21/2010, do CONFAZ. As regras técnicas estão no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) do MDF-e e nas notas técnicas publicadas no portal nacional, mantido pela SVRS. O estabelecimento que emite MDF-e não pode mais usar o antigo Manifesto de Carga modelo 25.

Quem é obrigado

A norma aponta dois emitentes:

1. quem emite CT-e (modelo 57), isto é, a transportadora que presta o serviço de transporte;
2. quem emite NF-e e transporta a própria mercadoria em veículo próprio ou arrendado, ou contratando um transportador autônomo de cargas (TAC). É a chamada carga própria.

Na venda em que o destinatário busca a mercadoria com o próprio veículo e é ele o responsável pelo transporte, quem emite o MDF-e é o destinatário, se estiver credenciado a emitir NF-e.

A obrigação foi chegando por etapas:

Por isso, desde 2016 não vale mais a ideia de que "com uma nota só não precisa". E o estado pode exigir o MDF-e também em operações internas: antes de concluir que está dispensado, confira o regulamento do ICMS do seu estado, de preferência com o contador.

Quem está dispensado

Na carga própria, a norma dispensa:

• o MEI, quando ele é o emitente;
• quem não tem inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS;
• o produtor rural com nota avulsa eletrônica (NFA-e) ou NF-e emitida pelo regime especial Nota Fiscal Fácil;
• o contratante do frete, quando o próprio transportador autônomo emite o MDF-e pela Nota Fiscal Fácil.

Também fica de fora quem transporta veículo novo não emplacado que roda por conta própria até o destino. A dispensa do MEI vale só para o MEI que emite: quem contrata um MEI para fazer o frete continua obrigado, salvo o caso da Nota Fiscal Fácil. E o produtor rural que emite NF-e própria, fora da NFA-e e da Nota Fiscal Fácil, não está dispensado.

Como funciona, passo a passo

1. Carregue o veículo e tenha em mãos as NF-e (ou os CT-e) autorizadas da carga.
2. Emita um MDF-e para cada estado de descarregamento. Se a viagem descarrega em São Paulo e em Minas Gerais, são dois manifestos. Dentro do mesmo estado, um manifesto pode ter vários municípios de descarga.
3. Informe veículo, reboques, motorista e percurso. Os estados intermediários entram na ordem da viagem.
4. Transmita e aguarde a autorização da SEFAZ antes de sair. O DAMDFE segue com o motorista.
5. Durante a viagem, a troca de motorista se faz pelo evento de inclusão de condutor, sem emitir manifesto novo. Já transbordo, troca de veículo ou inclusão de novas mercadorias pedem encerrar o MDF-e atual e emitir outro.
6. Ao fim do último descarregamento, encerre o MDF-e. Esquecer bloqueia as próximas emissões; veja o guia de encerramento do MDF-e.

Se o manifesto saiu errado e a viagem ainda não começou, ele pode ser cancelado em até 24 horas da autorização. Depois que o transporte começou, não se cancela: encerra-se.

Erros comuns

• Emitir depois de a viagem começar. O MDF-e é emitido antes do início do transporte.
• Pôr NF-e e CT-e no mesmo manifesto. O MDF-e de carga própria leva só NF-e, e o de transportadora leva só CT-e. A diferença está no guia carga própria ou transportadora.
• Um manifesto para dois estados de descarga. É um MDF-e por estado de descarregamento.
• Relacionar NF-e antiga. A SEFAZ recusa chave de NF-e com mais de seis meses em relação à autorização do manifesto (rejeição 519).
• Não estar credenciado. A empresa precisa estar habilitada para emitir MDF-e na SEFAZ do seu estado; sem isso, a resposta é a rejeição 203.
• Esquecer o CIOT quando o frete é contratado de terceiro. Veja o CIOT no MDF-e.

Quando a SEFAZ está fora do ar, existe a emissão em contingência, explicada no guia de contingência do MDF-e.

No Carbono Fiscal

O Carbono Fiscal emite o MDF-e do modal rodoviário, de carga própria (com NF-e) e de transportadora (com CT-e), com certificado A1. Antes de transmitir, o sistema confere as regras de validação do manual e aponta o erro com o código que a SEFAZ devolveria. Depois da autorização, o mesmo app gera o DAMDFE, inclui condutor, cancela e encerra o manifesto.